Importar
o vincular a los datos de un libro de Excel
Puede
incluir los datos de un libro de Excel en bases de datos de Access 2010 de
varias formas. Puede copiar los datos de una hoja de cálculo abierta y pegarlos
en una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo a una tabla nueva
o existente o crear un vínculo a una hoja de cálculo desde una base de datos de
Access.
En
este tema, se explica detalladamente cómo importar datos de Excel o crear
vínculos que redirijan a estos desde bases de datos de escritorio de Access.
Notas:
·
No
se puede importar datos mientras se ejecuta una base de datos web en un
explorador web. Si desea importar datos a una base de datos web, primero debe
abrirla con Access.
·
Las
tablas vinculadas no son compatibles con las bases de datos web; para usar
datos externos en una base de datos web, debe importarlos en lugar de vincular
a ellos. Para más información sobre las bases de datos web, vea el
artículo
¿PARA
QUE SIRVE?
Esto permite usar cuadernos de Excel en
forma similar a una base de datos. Por ejemplo, en un cuaderno tenemos una
lista de productos con sus respectivos precios; en una hoja de otro cuaderno
manejamos el inventario de los productos. Podemos crear un vínculo en el
cuaderno del inventario de manera que cada vez que actualicemos los precios, el
valor del inventario se actualice.
CASOS EN LOS QUE
SE PUEDA UTILIZAR!!
1: tengo dos archivos de Excel el A y
el B, el A esta guardado en el escritorio y el B en cualquier carpeta, puede
ser el mismo escritorio. Si quiero sumar en el Archivo A la celda A1 del mismo
archivo, con la celda B1 del Archivo B le daría normalmente =A1+"en esta
opción en paso al otro archivo y selecciono la celda B1 y doy enter. El
problema es que Excel no me reconoce ese Archivo B y cuando paso a este para
continuar con la fórmula es como si no estuviera haciendo nada sino que lo
puedo editar normal y no permite seleccionar celdas para la suma... Cuando
vuelvo al Archivo A la fórmula sigue pendiente y solo dice =A1+.
·
Combinar
datos de varios libros Puede
vincular libros de varios usuarios o departamentos e integrar los datos
pertinentes en un libro de resumen. De este modo, al cambiar los libros de
origen, no será necesario cambiar manualmente el libro de resumen.
·
Crear
distintas presentaciones de los datos Pueden insertarse todos los datos en uno
o más libros de origen y, a continuación, crear un libro de informe que sólo
contenga las referencias externas a los datos pertinentes.
·
Simplificar
modelos grandes y complejos Al
dividir un modelo complicado en una serie de libros interdependientes, podrá
trabajar en el modelo sin necesidad de abrir todas las hojas relacionadas con
él. Los libros de menor tamaño son más fáciles de modificar, no necesitan mucha
memoria y se pueden abrir, guardar y calcular con más rapidez.
EJEMPLOS
DE COMO SE ESCRIBEN LAS FORMULAS
Para vincular dos libros
seleccionamos la celda que queremos vincular en el libro origen y la copiamos
al portapapeles mediante el menú Edición,
Copiar.
Después en el libro de destino
seleccionamos la celda que queremos vincular y vamos a Edición, Pegado especial y pinchamos
en Pegar vínculos.
La sintaxis para crear un
vínculo es:
=[NombreLibro]Nombrehoja!Celda
En caso de que los nombres
contengan espacios, se pondrán entre comillas, por ejemplo:
="[ventas
de enero]Pedro"!$A$1.
Para ver los vínculos usados
en un libro de Excel iremos al menú Edición y
seleccionaremos Vínculos.
Cuando necesitemos actualizar
los vínculos iremos al menú Edición,
Vínculos, Actualizar ahora desde el libro de destino (esto es
útil si no estamos seguros de que estamos usando los valores actualizados en el
libro de origen).
Para eliminar los
vínculos que hayamos definido en una hoja seleccionaremos las celdas
que contienen las referencias y las copiaremos al Portapapeles. Después en la
hoja en la que se haya creado el vínculo iremos al menú Edición, Pegado especial y
seleccionaremos Valores.
